Automatický zápis podle ISu
| Site: | ELF – E-learning na FF MU podzim 21 / jaro 22 |
| Course: | ELF – E-learning na FF MU podzim 21 / jaro 22 |
| Book: | Automatický zápis podle ISu |
| Printed by: | |
| Date: | Monday, 25 September 2023, 5:51 AM |
Description
Popis nastavení a fungování automatického zápisu studentů do kurzu podle jejich zápisů/registrací v Informačním systému MU - jak přidat studenty podle jednoho či více předmětů, jak importovat seminární skupiny podle IS MU a jak postupovat při aktualizaci kurzu pro nový semestr.
1. Základní informace
Automatický zápis podle IS MU je vhodné používat v případě, že kurz v ELFu poskytuje online podporu předmětu nebo předmětům vypsaných v Informačním systému MU. V takovém případě se jedná o nejrychlejší a nejjistější metodu zápisu studentů do kurzu. Učitel pouze zadává požadované parametry (viz následující kapitola), zápis poté probíhá zcela automaticky na základě dat získávaných průběžně z IS MU.
V případě potřeby je možné metodu automatického zápisu doplňovat i ostatními metodami zápisu (tj. ručním zápisem nebo zápisem sebe sama). Oproti předchozí verzi ELFu nedochází k vzájemnému ovlivňování těchto metod (např. k přemázávání ručních zápisů v případě aktivního zápisu podle ISu). Povolením více různých metod zápisu tak můžete do kurzu paralelně zapisovat různé skupiny uživatelů s různými rolemi (studenti, asistenti, učitelé atd.).
Poznámka k fungování automatického zápisu podle IS MU. Po zvolení všech potřebných nastavení pro automatický zápis studentů a zadání kódu předmětu se studenti neobjeví v seznamu zapsaných uživatelů ihned, ale až po synchronizaci dat s IS, nejpozději do 20 minut. Pokud si studenti předmět z IS odregistrují, projeví se tato změna nejpozději do 12 hodin.
Pozor! Automatickým zápisem podle IS MU mohou být v současné době zapsáni pouze studenti FF, FSS, PřF a FSpS. V případě zájmu o rozšíření této možnosti i na studenty jiných fakult je nutný souhlas příslušného proděkana pro studium.
2.1. Zapnutí automatického zápisu podle ISu
Přidání a aktivace metody automatického zápisu
Na stránce Nastavení/Správa kurzu/Uživatelé/Metody zápisu ověřte, zda je metoda Automatický zápis studentů podle IS MU přidána a aktivní (obr. 1). Pokud tomu tak není, přidejte tuto metodu výběrem z rozbalovací nabídky a aktivujte ji kliknutím na ikonu se symbolem oka.
Obr. 1: Aktivace metody Automatický zápisu studentů podle IS MU
Podrobné informace o správě metod zápisu naleznete v Uživatelské dokumentaci.
Poznámka. Při založení nového kurzu v ELFu je metoda Automatický zápis podle ISu přidána a aktivována automaticky.
Nastavení parametrů automatického zápisu
Pro zadání příslušných parametrů zápisu přejděte na stránku Nastavení/Správa kurzu/Upravit nastavení - sekce Automatický zápis studentů podle IS MU (obr. 2). 
Obr. 2: Formulář pro úpravu nastavení vybraného kurzu
Zadejte parametry automatického zápisu podle toho, které studenty chcete do kurzu přidat (obr. 3):
Obr. 3: Nastavení parametrů automatického zápisu podle IS MU
1. Období zápisu. Vyberte požadované období pro zápis studentů podle IS MU. Aktuální období je vždy chronologicky poslední v seznamu. Kromě aktuálního období máte v ELFu k dispozici i archivní údaje o zápisech z předchozích období - v případě, že některé starší údaje studentů potřebujete zpětně dohledat v ELFu. Tuto možnost je samozřejmě možné využít jen v případě a jen pro ta období, kdy byl v daném kurzu automtický zápis podle IS MU skutečně využit (tj. pro kurzy, ve kterých jste v minulosti automatický zápis nepouživali, se k předchozím obdobím vracet nelze).
2. Kód předmětu. Vložte kód přiřazený vašemu předmětu v Informačním systému. Tento kód neovlivní název kurzu v ELFu (nezaměňujte s polem "Krátký název" uvedeným výše na stránce nastavení kurzu), slouží pouze pro identifikaci odpovídajícího předmětu v IS MU. Možnosti vkládání kódu podle IS MU jsou následující:
| FF0001 | Nejjednodušší varianta automatického zápisu. Vložíte kód patřičného předmětu a ELF automaticky zapíše do kurzu v ELFu odpovídající studenty. |
| FF0001,FF0002,FF0003 | Pokud potřebujete do kurzu zapsat studenty podle více předmětů v ISu, vložte jednotlivé kódy předmětů za sebou a oddělte je čárkou (bez mezer). |
| FF0001/A,FF0001/C | Pokud chcete do kurzu zapsat pouze studenty z vybraných seminárních skupin předmětu podle ISu (jedné i více), zapisujte tyto seminární skupiny přesně podle jejich označení v Informačním systému (typicky s lomítkem). Při použití více vybraných seminárních skupin vložte jednotlivé kódy za sebou a oddělte je čárkou (bez mezer). |
| FF0001/A,FF0003 | Výše popsaná nastavení lze libovolně kombinovat, například použít kód pro celý předmět a doplnit jej kódem pro vybranou seminární skupinu předmětu jiného. |
Poznámka. Pokud do pole Kód předmětu zapíšete kód z ISu obsahující přímé upřesnění seminární skupiny (např. FF0001/A), budou do kurzu zapsáni pouze studenti této seminární skupiny. Vytvoření odpovídající skupiny v kurzu je však přesto dále závislé na nastavení položky Vytvořit seminární skupiny níže.
3. Automaticky zapsat studenty podle IS MU. Zvolte, zda chcete do kurzu v ELFu přidat pouze zapsané, nebo všechny registrované studenty předmětu v ISu. K dispozici jsou následující možnosti:
| Ne | Automatický zápis studentů podle ISu nebude spuštěn (bude zastaven). |
| Ano - Registrované studenty | Do kurzu budou zapsáni všichni studenti, kteří mají předmět registrován v IS MU. Toto nastavení neumožňuje automatické vytvoření skupin kurzu podle seminárních skupin v Informačním systému (viz dále). |
| Ano - Zapsané studenty | Do kurzu budou zapsáni všichni studenti, kteří mají předmět v IS MU zapsán. Použití tohoto nastavení můžete kombinovat podle potřeby s automatickým vytvořením skupin kurzu podle seminárních skupin v Informačním systému (viz bod 3). |
4. Vytvořit skupiny v kurzu. Zvolte, zda chcete v kurzu v ELFu automaticky vytvořit skupiny kopírující rozdělení studentů do seminárních skupin v Informačním systému. Použití tohoto pole je možné pouze v případě, že jste u předchozí položky "Automaticky zapsat studenty podle IS MU" nastavili volbu "Ano - zapsané studenty". Můžete vybírat ze dvou nastavení:
| Vytvořit skupiny | V kurzu budou automaticky vytvořeny skupiny odpovídající seminárním skupinám v IS MU a zároveň do nich podle stejného klíče rozřazeni studenti. |
| Nevytvářet skupiny | Studenti budou do kurzu zapsáni bez vytvoření jakýchkoli skupin. |
Pozor! Pokud chcete v kurzu používat jak automaticky vytvořené skupiny podle ISu, tak skupiny vytvořené manuálně, je nutné před manuálním vytvářením skupin vypnout automatický zápis podle ISu. Pokud tak neučiníte, budou Vám ručně vytvořené skupiny periodicky mazány ve shodě s obnovou automatického zápisu (viz ČKD/FAQ).
2.2. Vypnutí automatického zápisu podle ISu
Fungování automatického zápisu
Po nastavení a spuštění automatického zápisu podle ISu (viz předchozí kapitola) bude v souladu s fungováním této metody probíhat zápis studentů nepřetržitě v pravidelných intervalech (20 min). Jinými slovy budou každých 20 minut aktualizována a obnovována data o zapsaných studentech v kurzu.
Neustálá opakovaná aktualizace automatického zápisu je vhodná na začátku semestru, kdy probíhají neustálé změny v registraci a zápisu předmětu v Informačním systému, a je tedy nutné, aby do kurzu v ELFu přicházely aktuální informace o průběhu zápisu a zapsaných studentech. Stahování nových dat z ISu probíhá každých 12 hodin (brzy ráno a brzy odpoledne) - to je také maximální interval, po kterém se změny v zápisu v ISu projeví v seznamu zapsaných studentů v ELFu.
Po ukončení období pro registraci a zápis předmětů v Informačním systému probíhá aktualizace i stahování nových dat z ISu do ELFu i nadále, data o studentech však již zůstávají (kromě ojedinělých případů) neměnná. I při ponechání aktivního/zapnutého automatického zápisu podle ISu v průběhu celého semestru nebude již tedy v zápisech kurzu docházet k žádným změnám.
Situace vyžadující vypnutí automatického zápisu
Z principů fungování automatického zápisu proto vyplývá, že ve většině případů je jedno, zda v průběhu semestru ponecháte zápis podle ISu aktivní či nikoli.
Neustále probíhající aktualizace automatického zápisu může ale činit překážku práci s ručně vytvořenými skupinami v kurzu - pokud je učitel potřebuje používat (viz ČKD/FAQ), neboť při každé aktualizaci zápisu (po 20 min) dojde zároveň k přemazání všech ručních skupin dříve vytvořených v kurzu.
Při zapnutém automatickém zápisu není rovněž možné vyškrtnout vybrané studenty z kurzu, což může být požadováno ve specifických případech (např. práce s jasně vymezenou skupinou studentů předmětu). Navíc pokud by zápis podle ISu probíhal nadále, vyškrtnutí studenti by se obratem do kurzu zapsali znovu.
V rámci výše uvedených případů práce v kurzu je proto nezbytné vypnout (tj. ukončit aktualizace) automatický zápis studentů podle ISu - návod uvádíme níže.
Poznámka. Při vypnutí automatického zápisu dojde k zamezení procesu opakované aktualizace zápisů studentů v kurzu, nikoli však k vyškrtnutí z kurzu. Studenti tak zůstanou v kurzu dále zapsáni a mohou v něm pracovat bez omezení. V případě potřeby je možné automatický zápis navíc kdykoli opětovně zapnout.
Postup vypnutí automatického zápisu
Přejděte na stránku Nastavení/Správa kurzu/Upravit nastavení - sekce Automatický zápis studentů podle IS MU (obr. 1).
V poli Automaticky zapsat studenty podle IS MU zvolte možnost NE. Pro uložení změn klikněte na tlačítko "Uložit změny" na konci stránky nastavení. Takto budou vypnuty aktualizace automatického zápisu, všichni studenti zapsaní touto metodou však v kurzu dále zůstávají a mohou pracovat bez omezení.
Obr. 1: Vypnutí automatického zápisu podle ISu
Pozor! Nezaměňujte vypnutí automatického zápisu (viz výše) s odstraněním metody zápisu jako takové. Při odstranění metody zápisu jako takové budou totiž z kurzu odstraneni i všichni studenti zapsaní právě touto metodou (více viz kapitola Vyškrtnutí studentů zapsaných podle ISu)!
2.3. Vyškrtnutí studentů zapsaných podle ISu
Vyškrtnutí jednotlivých vybraných studentů
Aby bylo možné vyškrtnout z kurzu jednotlivé vybrané studenty zapsané pomocí metody automatického zápisu podle ISu, je nutné nejprve vypnout aktualizace této metody zápisu (viz předchozí kapitola). Přejděte na stránku Nastavení/Správa kurzu/Upravit nastavení a v sekci Automatický zápis studentů podle IS MU vypněte automatický zápis nastavením položky Automaticky zapsat studenty podle IS MU na NE (obr. 1).
Obr. 1: Vypnutí automatického zápisu podle ISu
Po vypnutí automatického zápisu je možné vyšrtnout vybrané studenty ze seznamu všech zapsaných uživatelů kurzu na stránce Nastavení/Správa kurzu/Uživatelé/Zapsaní uživatelé, a to pomocí ikony "Vyškrtnout" ve sloupci Metody zápisu (obr. 2).
Obr. 2: Vyškrtnutí konkrétního studenta zapsaného v kurzu automaticky podle ISu
Pozor! Vyškrtnutí studentů zapsaných metodou automatického zápisu podle IS MU není možné, pokud jsou zapnuté aktualizace automatického zápisu (viz výše). V takovém případě se ikona "Vyškrtnout" nebude vůbec zobrazovat.
Vyškrtnutí všech studentů najednou
Pokud chcete z kurz vyškrtnout najednou kompletně všechny studenty zapsané pomocí automatického zápisu podle ISu, je nejjednodušším řešením odstranit celou metodu zápisu. To provedete na stránce Nastavení/Správa kurzu/Uživatelé/Metody zápisu kliknutím na ikonu "Odstranit" ve sloupci Upravit (obr. 3). Pokud budete chtít později metodu automatického zápisu v kurzu opět použít, přidáte ji z rozbalovací nabídky na stejné stránce (viz kapitola Zapnutí automatického zápisu podle ISu).
Obr. 3: Odstranění metody Automatický zápis studentů podle IS MU
Poznámka. Pokud nechcete studenty zapsané podle ISu z kurzu hromadně odstranit, pouze jim (dočasně) znemožnit do kurzu přístup (bez nutnosti skrýt celý kurz), můžete využít možnosti zakázat dočasně konkrétní metodu zápisu (zavření ikony oka - viz obr. 3). Studenti takto zůstanou v kurzu dále zapsaní, dokud ale pomocí stejné ikony metodu nepovolíte, nebudou mít do kurzu přístup.
Pozor! Pokud do kurzu chcete automaticky zapsat novou skupinu studentů podle jiného kódu přemětu v ISu, není nutné metodu automatického zápisu odstraňovat (pro vyškrtnutí stávajících studentů) a opětovně přidávat (pro zápis podle jiného kódu). V tomto případě stačí v nastavení parametrů automatického zápisu změnit kód předmětu a k výměně zapsaných studentů kurzu dojde při nejbližší aktualizaci automatického zápisu (do 20 min).
Vyškrtnutí sebe sama (z pohledu studentů)
Pokud je automatický zápis v kurzu vypnutý, tj. v nastavení kurzu je zvolena možnost Ne (obr. 1), nebo pokud je v nastavení automatického zápisu použito neaktuální/starší období, pak mají i sami studenti možnost odepsat se z kurzu. To mohou provést pomocí tlačítka v bloku Správa (Správa/Správa kurzu/Vyškrtnout z + krátký název daného kurzu). Jakmile se studenti pomocí tohoto tlačítka z kurzu vyškrtnou, přestanou mít do kurzu přístup. Tuto možnost mohou chtít studenti využít např. v případě, kdy se jedná o v minulosti absolvovaný kurz, do kterého již nepotřebují mít nadále přístup.
2.4. Opětovné zapsání archivovaných studentů
V nové verzi automatického zápisu přibyla nová položka nastavení Zapsat všechny archivované studenty (obr. 1). Tuto položku využijete v případě, kdy se jedná o starší kurz (tj. v nastavení automatického zápisu je starší období, než je aktuální), do kterého potřebujete vrátit všechy studenty, kteří do daného kurzu byli v daném období zapsáni, a kteří se mezitím mohli z kurzu sami vyškrtnout (viz předchozí kapitola). V takovém případě přejděte na stránku Nastavení/Správa kurzu/Upravit nastavení a v sekci Automatický zápis studentů podle IS MU zaškrtněte položku Zapsat všechny archivované studenty (obr. 1) a uložte nastavení kurzu. Poté budou do kurzu navráceni všichni studenti (přestože se již dříve mohli z kurzu sami odepsat).
Obr. 1: Zapsání všech archivovaných studentů
Pozor! Opětovné zapsání archivovaných studentů může v případě velkého množství studentů v kurzu chvíli trvat. Pokud se tedy po uložení nastavení kurzu zdá, že systém nereaguje, anebo se stránka nějakou dobu načítá, stačí chvíli vyčkat a zapsání studentů by mělo v pořádku proběhnout.
3. ČKD/FAQ
1. Proč se zápisem z ISu nezapsali žádní studenti?
Chci používat automatický zápis studentů podle IS MU. V nastavení kurzu jsem v příslušné sekci správně vyplnil/a kód kurzu podle IS MU (stejně jako ostatní údaje) a nastavení uložil/a. K zapsání žádných studentů do kurzu však nedošlo.
2. Proč zápisy v ELFu nesouhlasí s daty v ISu?
V kurzu mám nastavený automatický zápis podle IS MU. Seznam studentů zapsaných v kurzu v ELFu však neodpovídá údajům v Informačním systému.
3. Proč ELF maže ručně vytvořené skupiny kurzu?
V kurzu ručně vytvořím několik skupin a nahraji do nich studenty. Když se po nějaké chvíli do kurzu vrátím, skupiny zde nevidím. Zdá se, že ELF skupiny opakovaně automaticky maže.
4. Proč se mi v nastavení automatického zápisu nezobrazuje nadcházející období?
Chci nastavit automatický zápis pro nadcházející semestr, ale v rozbalovací nabídce "Období zápisu" není tento semestr na výběr.
3.1. Proč se zápisem z ISu nezapsali žádní studenti?
Popis problému:
Chci používat automatický zápis studentů podle IS MU. V nastavení kurzu jsem v příslušné sekci správně vyplnil/a kód kurzu podle IS MU (stejně jako ostatní údaje) a nastavení uložil/a. K zapsání žádných studentů do kurzu však nedošlo.
Řešení:
Automatický zápis podle IS MU neprobíhá ihned po uložení nastavení kurzu, ale v pravidelných systémových intervalech - přibližně vždy po 20 minutách.
Po správném nastavení parametrů automatického zápisu (především správného kódu předmětu) budou tedy studenti do kurzu zapsáni nejpozději do 20 minut.
3.2. Proč zápisy v ELFu nesouhlasí s daty v ISu?
Popis problému:
V kurzu mám nastavený automatický zápis podle IS MU. Seznam studentů zapsaných v kurzu v ELFu však neodpovídá údajům v Informačním systému.
Řešení:
Podle zkušeností s používáním automatického zápisu podle IS MU mohou rozdíly v zápisech souviset s následujícími dvěma body:
- Špatně nastavený kód předmětu podle ISu
V absolutní většině případů jsou rozdíly v zápisech mezi ISem a ELFem způsobeny použitím nesprávného kódu (např. vložení kódu z jiného období, vložení kódu jiného předmětu, který vyučuji apod.). Zkontrolujte si prosím pečlivě nastavení kódu předmětu tak, aby odpovídal zvolenému předmětu a zvolenému akademickému období. - Aktuálnost dat v ELFu
Příčinou drobných rozdílů v zápisech může být i aktuálnost dat v ELFu. Data o zápisech v Informačním systému nejsou v ELFu aktualizována neustále, ale pouze dvakrát denně (z technických důvodů), a to vždy brzy ráno a brzy odpoledne. Data v ELFu mohou mít tedy oproti ISu zpoždění - maximálně však 12 hodin. V období registrací a zápisů budou studenti, kteří si v ISu předmět registrují/zapíší behěm dopoledne, do kurzu v ELFu automaticky zapsáni s mírným zpožděním (tj. odpoledne) poté, co proběhně aktualizace dat o zápisech. Analogická situace platí i během pozdního odpoledne a večera.
3.3. Proč ELF maže ručně vytvořené skupiny kurzu?
Popis problému:
V kurzu ručně vytvořím několik skupin a nahraji do nich studenty. Když se po nějaké chvíli do kurzu vrátím, skupiny zde nevidím. Zdá se, že ELF skupiny opakovaně automaticky maže.
Řešení:
ELF automaticky maže ručně vytvořené skupiny v případě, že máte v kurzu zapnutý Automatický zápis podle ISu (1) (Nastavení/Správa kurzu/Upravit nastavení). Toto platí i v případě, že v nastavení automatického zápisu máte v poli "Vytvořit skupiny v kurzu" zvoleno "Nevytvářet skupiny" (2). Pokud potřebujete zapsat studenty podle ISu, ale skupiny v kurzu vytvořit ručně, postupujte následujícím způsobem:
- Nastavte Automatický zápis podle ISu v nastavení kurzu - dejte si pozor na správné vložení kódu/ů.
- Vyčkejte, až se do kurzu zapíší studenti daného předmětu (cca 20 min).
- Zkontrolujte, že v kurzu máte zapsané požadované studenty.
- Vypněte automatický zápis (nastavte volbu "Automaticky zapsat studenty podle IS MU" na "NE" (3)).
- V nastavení Skupin vytvořte požadované skupiny a přiřaďte do nich studenty.
Pozor! Vypnutí Automatického zápisu podle ISu proveďte v nastavení kurzu, jak je popsáno výše. V žádném případě však neodstraňujte metodu zápisu jako takovou (na stránce Nastavení/Správa kurzu/Uživatelé/Metody zápisu), jinak byste totiž z kurzu vymazali i všechny studenty zapsané právě touto metodou (tj. automaticky podle ISu).
Video návod:
3.4. Proč se mi v nastavení automatického zápisu nezobrazuje nadcházející období?
Popis problému:
Chci nastavit automatický zápis pro nadcházející semestr, ale v rozbalovací nabídce "Období zápisu" není tento semestr na výběr.
Řešení:
Automatický zápis pro dané období ještě nebyl povolen správci systému. K povolení automatického zápisu pro nadcházející semestr dochází obvykle deset dní až týden před jeho začátkem. Stačí tedy vyčkat, až bude zprovozněn.
Automatický zápis podle IS zle mít v jednu chvíli nakonfigurovaný pouze pro jedno období. Proto je třeba počkat, až skončí semestr a na něj navazující zkouškové období, než se automatický zápis přepne na semestr následující.